Plantilla de inventario informático en Excel: qué columnas poner y cuándo dejarla

Descarga la plantilla y prepara el libro

En una gestoría de ocho puestos, administración puede llevar el inventario en Excel si registra cada compra, entrega y devolución. El problema aparece cuando el portátil de reserva figura disponible y alguien se lo ha llevado a una visita. La hoja necesita un responsable y una forma común de escribir los datos. Esta plantilla sirve para empezar en una oficina de 5 a 40 puestos, siempre que puedas mantenerla al día.

Descargar la plantilla de inventario informático (CSV). Contiene quince columnas y tres filas ficticias: un sobremesa de recepción, un portátil y un monitor. Sustituye todos los ejemplos por tus equipos. El archivo usa punto y coma como separador y UTF-8 con BOM para conservar las tildes.

El CSV solo guarda datos. Los desplegables, colores y hojas adicionales se preparan después en Excel. Para importarlo en Excel de escritorio para Windows, abre un libro vacío y entra en Datos → Desde texto o CSV. Elige el archivo, comprueba la codificación UTF-8 y selecciona punto y coma como delimitador. Es el procedimiento de importación que documenta Microsoft.

Antes de cargar, entra en Transformar datos y fija «Texto» para Código y Número de serie, revisando cualquier paso automático de cambio de tipo. Así conservas ceros iniciales. Convierte las tres columnas de fechas a tipo Fecha; si hace falta, usa la configuración regional Español (España). Carga los datos y guarda como Libro de Excel (.xlsx). Si sigues guardando en CSV, perderás las reglas que vamos a añadir.

Quince columnas que puedes mantener

Dedica una fila a cada aparato, también a cada monitor. Evita juntar «ordenador y dos pantallas» en una celda: mañana una pantalla puede acabar en otro despacho. El código identifica el aparato durante toda su vida; no lo cambies porque cambie de mesa. Esta es la distribución exacta del descargable:

Deja vacía una fecha desconocida y anota «Garantía pendiente de comprobar» en Observaciones. No pongas cero ni una fecha aproximada para rellenar el hueco. En un monitor, Sistema operativo y Licencias asociadas pueden quedar vacíos. Una cuenta de Microsoft 365 puede usarse en varios dispositivos según el plan: esta columna no sustituye al registro de licencias ni demuestra que tengas una licencia válida.

Para recoger los datos físicos, sigue la guía de inventario de equipos. Guarda facturas en una carpeta con acceso restringido y apunta su referencia. No metas contraseñas, códigos de recuperación ni datos de pacientes en Observaciones.

Desplegables para que todos escriban lo mismo

Si una persona escribe «Almacén», otra «Guardado» y otra «Libre», filtrar equipos de reserva exige interpretar tres palabras. Define las opciones antes de rellenar. Si la importación no ha creado una tabla, selecciona el rango y usa Insertar → Tabla, marcando que tiene encabezados. Ordena siempre desde sus filtros para mantener unida cada fila.

1. Crea una hoja llamada Listas. En A1:A4 escribe, una opción por celda: En uso, En almacén, En reparación y Retirado.
2. Selecciona esas cuatro celdas y escribe AssetStates en el cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas. Pulsa Intro.
3. En el inventario selecciona L2:L500. Abre Datos → Validación de datos, permite «Lista» y escribe =AssetStates en Origen. Activa la lista desplegable.
4. En la pestaña de mensaje de error, activa la alerta y elige el estilo «Detener». Escribe «Selecciona un estado de la lista».

Repite el proceso en B2:B500 con un rango llamado AssetTypes: Sobremesa, Portátil, Monitor, Impresora y Red. Para las fechas de compra puedes permitir solo fechas entre el inicio del inventario histórico de tu empresa y hoy. Los menús y tipos de restricción están descritos en la ayuda de validación de datos de Microsoft.

Comprueba las filas nuevas si superas la 500: las reglas de este ejemplo tienen un alcance definido. Pegar datos desde otro archivo puede introducir valores incoherentes o sustituir validaciones. Revisa lo importado y usa pegado de valores para conservar el formato de destino. Resalta también los códigos duplicados desde Inicio → Formato condicional → Reglas para resaltar celdas → Valores duplicados, aplicado solo a la columna A.

Marca las garantías que vencen en treinta días

La columna I contiene fechas reales de Excel, no textos que parecen fechas. Selecciona I2:I500 y abre Inicio → Formato condicional → Nueva regla → Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. Pon relleno ámbar a esta regla, escrita para Excel en español con punto y coma como separador:

=Y(ESNUMERO($I2);$I2>=HOY();$I2<=HOY()+30)

Añade otra regla con relleno rojo para garantías vencidas:

=Y(ESNUMERO($I2);$I2<HOY())

ESNUMERO evita colorear celdas vacías o fechas guardadas como texto. El dólar fija la columna I y el número de fila cambia en cada equipo. En Administrar reglas, comprueba que «Se aplica a» sea =$I$2:$I$500. Microsoft explica cómo crear estas reglas de formato condicional.

Una garantía que vence hoy queda en ámbar; una que venció ayer, en rojo. Si una fecha no cambia de color, revisa su tipo de dato. El color no envía correos ni avisa con el archivo cerrado. Reserva una revisión mensual y filtra los próximos vencimientos. Que termine la garantía tampoco obliga a cambiar el equipo: te ayuda a decidir cómo asumir una posible reparación.

Qué falla con varios editores y cuándo dejar Excel

En una inmobiliaria, gerencia entrega un portátil mientras administración revisa las compras. Si cada cual modifica su copia, ambas versiones pueden parecer correctas y describir situaciones distintas. Mantén un único libro compartido en el entorno de la empresa y entrega acceso de edición solo a quienes actualizan el inventario. Para una consulta, basta acceso de lectura.

La edición compartida no decide quién debe registrar una devolución. Tampoco relaciona por sí sola una avería con la compra de un sustituto. Acordad que quien entrega el aparato actualiza Responsable, Ubicación, Estado y Última revisión en ese momento. No borres la fila de un equipo retirado: cambia el estado y anota qué ocurrió.

Cuando cambie de responsable, registra el movimiento en una hoja aparte con fecha, código, responsable anterior, nuevo responsable y motivo. El historial de versiones puede ayudar a recuperar un archivo, pero consultar entregas y devoluciones exige un registro organizado. No dependas de recordar qué celda cambió alguien hace seis meses.

Plantéate pasar a un panel cuando necesites consultar averías por equipo, recoger cambios técnicos automáticamente o coordinar movimientos entre sedes y teletrabajo. La señal práctica es tener que preguntar por teléfono para confirmar cada dato del Excel. Antes de migrar, resuelve códigos duplicados, conserva los identificadores físicos y separa los equipos retirados. Así podrás comprobar que cada registro ha llegado a su destino.

Qué piden la ISO 27001 y el ENS sobre el inventario en Excel

Un libro de Excel bien mantenido puede servir como punto de partida ante una auditoría en una oficina pequeña, siempre que refleje la realidad y tenga un responsable asignado. La norma ISO/IEC 27001:2022 exige en su Anexo A el control 5.9 (inventario de información y otros activos asociados), que obliga a identificar cada equipo, mantener la lista al día y asignar un propietario, junto con el 5.10 (uso aceptable), el 5.11 (devolución de activos) cuando una persona causa baja o cambia de puesto, el 5.32 (derechos de propiedad intelectual, para las licencias vinculadas) y el 8.1 (dispositivos finales de usuario).

En el Esquema Nacional de Seguridad (ENS, Real Decreto 311/2022, BOE-A-2022-7191), aplicable al sector público y a las empresas privadas que le prestan servicios o soluciones en sus categorías BÁSICA, MEDIA y ALTA, la medida op.exp.1 (inventario de activos) exige registrar todos los elementos del sistema, su responsable y su ubicación, apoyada por mp.eq.3 (protección de dispositivos portátiles) cuando los equipos salen de la oficina y mp.si.5 (borrado y destrucción) al retirarlos. Además, conocer en qué ordenadores y soportes se tratan datos personales ayuda a justificar el art. 32 (seguridad del tratamiento) del RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018).

Un auditor no se conforma con ver una tabla rellena la víspera: te pedirá la fecha de última revisión, la trazabilidad de quién modificó el archivo, los justificantes firmados de entrega y devolución de portátiles y la coherencia entre el inventario y las facturas o licencias contratadas. En Inventariamos no certificamos ni auditamos (la certificación de conformidad la emite una entidad acreditada por ENAC en España, o mediante autoevaluación cuando cabe en categoría BÁSICA del ENS), pero te ayudamos a preparar y mantener las evidencias técnicas de inventario, copias, accesos e incidencias según el alcance acordado.

Fuentes oficiales

• ISO/IEC 27001
• Real Decreto 311/2022, Esquema Nacional de Seguridad
• INCIBE, ciberseguridad para empresas

Cómo lo hacemos en Inventariamos

En el app de inventario de equipos reunimos las fichas de tus equipos y sus incidencias para que puedas consultar qué tiene cada puesto y qué necesita atención. Si ya tienes una hoja, podemos revisar contigo cómo organizar el paso al panel y qué datos faltan. Cuéntanos cómo llevas el inventario y qué tareas recaen hoy en administración.