Cómo controlar las licencias de software de tu empresa

Qué licencia has comprado

En una gestoría de doce personas, administración recibe una factura de ofimática, otra del programa fiscal y un cargo por un editor de PDF. Uno de los empleados se marchó en junio y el portátil de recepción se cambió en septiembre. ¿Sigues pagando suscripciones que ya no necesitas? ¿Puedes trasladar el programa al ordenador nuevo? Para responder necesitas relacionar cada compra con una persona, un equipo y unas condiciones de uso.

Empieza por distinguir la duración de la licencia y la forma de asignarla. Son dos cosas diferentes: una suscripción puede contratarse por usuario o por dispositivo. Que un programa abra correctamente tampoco demuestra que tengas permiso para utilizarlo en todos los puestos de la oficina.

• OEM: suele venir con el ordenador, como ciertas licencias de Windows. Normalmente queda vinculada al equipo original; comprueba sus condiciones antes de contar con ella para otro ordenador. Guarda la factura del equipo y la edición incluida.
• Perpetua: permite usar la versión adquirida conforme al contrato sin renovar una suscripción para mantener ese derecho. No presupongas que incluye futuras versiones, mantenimiento o soporte indefinido. Registra esas coberturas por separado.
• Suscripción: el derecho de uso depende del periodo contratado. Apunta tanto el compromiso como la frecuencia de cobro: pagar cada mes no significa necesariamente poder cancelar cada mes.
• Por usuario: se asigna a una persona. El número de instalaciones admitidas depende del producto; no convierte una cuenta en una licencia compartida entre compañeros.
• Por dispositivo: se asigna a un equipo. Puede encajar en un puesto compartido por turnos, pero hay que comprobar las condiciones concretas del programa.

Si una oferta solo dice «licencia de por vida», pide al vendedor el producto, la edición, el titular, el número de puestos y las condiciones de transferencia. Archiva su respuesta junto al pedido antes de instalar.

Qué hay instalado y contratado

Haz el recorrido con una lista de equipos identificados: PC-RECEP-02, PC-ADMIN-01 y los portátiles que salen de la oficina. Si todavía no tienes esa relación, empieza por la guía de inventario de equipos informáticos. Anota la fecha de revisión y quién utiliza cada puesto.

En Windows 11, abre Inicio > Configuración > Aplicaciones > Aplicaciones instaladas. Revisa el nombre de los programas y consulta su versión en la propia aplicación cuando no aparezca en la lista. Para obtener una relación desde la terminal, abre Inicio, escribe Terminal y ejecuta:

winget list

El comando muestra aplicaciones detectadas, incluidas algunas instaladas fuera de esa herramienta, como explica la documentación de Microsoft sobre winget list. No muestra las facturas ni acredita las licencias. Si Windows no reconoce el comando, continúa con Configuración; no necesitas instalar herramientas para empezar el registro.

En macOS, abre Finder > Aplicaciones y revisa también las aplicaciones del usuario si las guarda por separado. En cada programa de pago, busca la información de cuenta o suscripción. Una aplicación instalada puede estar en modo de prueba, pendiente de activar o asociada a una cuenta personal.

Completa el recorrido preguntando qué servicios se usan desde el navegador: firma electrónica, agenda de citas, diseño, almacenamiento o gestión de expedientes. No aparecerán como programas instalados. Cruza las respuestas con las facturas y los cargos de tarjeta; un acceso directo en el escritorio tampoco confirma que el servicio siga contratado.

Claves, facturas y asignaciones en un registro común

Prepara una fila por producto y contrato, con una relación de usuarios o equipos asignados. Si compras el mismo programa a dos proveedores, conserva dos contratos separados. Evitarás mezclar fechas, cantidades y condiciones al renovar. Esta ficha muestra un ejemplo ficticio de los datos que necesita administración:

Añade el importe real de la factura, la moneda y si incluye impuestos. Separa las plazas contratadas, las asignadas y las disponibles. Una plaza disponible sigue pudiendo generar un cargo; sirve para una próxima incorporación, pero conviene decidir cuánto tiempo mantenerla.

Guarda las claves completas y las credenciales en un gestor de contraseñas con acceso limitado. El inventario debe contener una referencia para encontrarlas, no una columna que cualquiera pueda copiar. Conserva las facturas y los contratos en una carpeta de empresa con permisos y copia de seguridad, vinculados por el mismo identificador.

No todos los productos utilizan una clave: algunos se activan iniciando sesión o mediante un portal del proveedor. Registra la cuenta corporativa titular, el administrador responsable y el procedimiento de recuperación. Si todo depende del correo personal de quien hizo la compra, resuelve la titularidad antes de que esa persona deje la empresa.

Renovaciones y software que nadie utiliza

Asigna a una persona la revisión del calendario y a otra la aprobación del gasto, aunque ambas tareas recaigan finalmente en gerencia. Programa un aviso antes del plazo de preaviso del contrato y otro de seguimiento. Un recordatorio el día del vencimiento llega tarde si había que comunicar la baja semanas antes.

Una vez al mes, compara los próximos vencimientos con la plantilla actual. En Microsoft 365, una cuenta con permisos adecuados puede revisar Facturación > Licencias y Facturación > Sus productos en el centro de administración. Comprueba por separado las asignaciones y las cantidades compradas.

Quitar la licencia a un usuario no equivale a reducir las plazas facturadas. La reducción depende del contrato y de la ventana disponible; si compras mediante un proveedor, tramítala con él. Microsoft detalla estas diferencias en su ayuda para comprar o quitar licencias. Conserva la confirmación del cambio y comprueba después la factura.

Para localizar gasto prescindible, pregunta a cada responsable qué utiliza y para qué. Un despacho puede pagar dos herramientas de firma porque una se probó durante un mes y nadie canceló la renovación. Una academia puede conservar plazas para profesores que solo trabajaron el trimestre anterior.

1. Marca cada suscripción como «mantener», «revisar» o «solicitar baja», con responsable y fecha.
2. Consulta el uso disponible y contrástalo con la persona: un programa fiscal puede ser necesario solo en campaña.
3. Antes de retirar una licencia, prepara la conservación y el traspaso de documentos, correo y accesos que correspondan.
4. Solicita el cambio dentro del plazo y archiva el justificante. Desinstalar la aplicación no cancela el contrato.

Apunta el ahorro únicamente cuando el cambio de cantidad o la cancelación esté confirmado. Así no cuentas como ahorro inmediato una reducción que surtirá efecto en la próxima renovación anual.

Si el fabricante pide una revisión de licencias

El problema suele aparecer cuando las instalaciones y las compras cuentan historias distintas: seis puestos con una edición profesional y documentación para cuatro, una licencia de uso personal en recepción o una aplicación trasladada sin comprobar el contrato. El registro permite detectar esas diferencias antes de recibir una solicitud del fabricante.

Si llega una comunicación, verifica su autenticidad con tu proveedor habitual y reúne el contrato, las facturas, las asignaciones y el inventario fechado. Identifica quién coordinará la respuesta. Comprueba qué información se solicita y el alcance previsto en el contrato antes de enviar listados o ejecutar una herramienta de recopilación.

No borres programas ni alteres registros para ocultar una diferencia. Documenta lo encontrado y acuerda con el proveedor cómo resolverlo. Una factura genérica sin edición o cantidad puede necesitar documentación complementaria; una activación correcta tampoco sustituye la prueba del derecho de uso.

Repite esta comparación al incorporar personal, sustituir ordenadores o cambiar de proveedor. En una oficina pequeña, registrar esos movimientos cuando ocurren evita reconstruir meses de compras desde el correo de varias personas.

Qué piden la ISO 27001 y el ENS sobre las licencias de software

En una auditoría de seguridad, las licencias se revisan tanto desde el punto de vista legal como desde el control de lo que hay instalado en los ordenadores. La norma ISO/IEC 27001:2022 dedica el control 5.32 del Anexo A a los derechos de propiedad intelectual (licencias) y exige demostrar que el software en uso respeta los contratos adquiridos y no supera el número de puestos o usuarios permitidos. Este requisito se apoya en el control 5.9 (inventario de información y otros activos asociados), el 5.10 (uso aceptable), el 5.18 (derechos de acceso) y el 6.5 (responsabilidades tras el cese o cambio de empleo), además del 8.8 (gestión de vulnerabilidades técnicas), ya que el software sin licencia o fuera de soporte deja de recibir parches de seguridad.

Si tu oficina trabaja con la Administración o le presta servicios, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS, Real Decreto 311/2022, BOE-A-2022-7191) exige en la medida op.exp.1 mantener un inventario de activos actualizado con sus responsables, en op.exp.4 garantizar el mantenimiento y actualizaciones de seguridad de los programas, y en op.acc.4 controlar el proceso de gestión de derechos de acceso en las herramientas contratadas. A su vez, el RGPD (art. 32 seguridad del tratamiento) y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) obligan a proteger la integridad y confidencialidad de los sistemas que tratan datos personales, algo incompatible con aplicaciones sin soporte o cuentas compartidas sin trazabilidad.

Cuando una entidad acreditada por ENAC realiza la auditoría de certificación (o cuando se revisa la autoevaluación en categoría BÁSICA del ENS, frente a la certificación de conformidad obligatoria en MEDIA y ALTA), el auditor pide pruebas fechadas: facturas cruzadas con los equipos del inventario, justificantes de baja de exempleados y revisiones periódicas firmadas por el responsable. En Inventariamos ni certificamos ni auditamos; ayudamos a tu oficina a preparar y mantener al día estas evidencias técnicas según el alcance acordado.

Fuentes oficiales

• Microsoft 365 para empresas (documentación oficial)
• ISO/IEC 27001
• Real Decreto 311/2022, Esquema Nacional de Seguridad

Cómo lo hacemos en Inventariamos

Relacionamos los programas y equipos con sus usuarios en la app de inventario de equipos y te ayudamos a revisar las asignaciones y renovaciones de Microsoft 365 y licencias. Contrastamos ese inventario con la documentación de compra para que sepas qué mantienes y qué debes consultar al proveedor. Si quieres ordenar las licencias de tu oficina, contacta con nosotros.