Cómo hacer un inventario de equipos informáticos en una empresa

Por qué hace falta un inventario aunque seáis pocos

Cuando una oficina tiene tres o cuatro ordenadores, todo cabe en la cabeza de quien compró los equipos. Sabes qué portátil se llevó el socio, qué sobremesa hace ruido en recepción y cuándo se compró la impresora grande. El problema empieza cuando pasas de diez puestos, entra gente en campaña de renta o sustituciones, alguien teletrabaja dos días por semana y otro cambia de mesa porque le da el aire acondicionado en la espalda.

En una gestoría, un despacho de abogados o una clínica dental no suele haber un departamento de informática. El control de los equipos recae en gerencia o en administración, entre facturas, nóminas y citas de pacientes. Sin una lista fiable, cada pequeña gestión cotidiana te obliga a levantarte de la silla o a buscar facturas de hace tres años en el correo:

• Garantías que se pierden por no tener el dato a mano. Un portátil deja de encender o falla la placa base. El fabricante te pide el número de serie (o el Service Tag en Dell) para decirte si entra en garantía in situ al día siguiente. Si no lo tienes anotado y la pegatina de la base está borrada por el roce con la mesa, acabas pagando una reparación que estaba cubierta o buscando el albarán del proveedor durante media mañana.
• Renovaciones a ciegas. Si no sabes qué ordenadores tienen ya seis o siete años, qué versión de Windows llevan o cuáles siguen con 8 GB de memoria sufriendo con veinte pestañas del navegador y el programa contable, compras equipos nuevos por urgencia cuando uno muere un martes a las diez, en lugar de planificar tres renovaciones al año con presupuesto cerrado.
• Altas y bajas de empleados. Cuando entra alguien nuevo, necesitas saber en dos minutos si hay un portátil libre en el armario, si tiene cargador, en qué estado quedó y qué cuentas hay que prepararle. Cuando alguien causa baja, tienes que recoger el portátil, el monitor externo de su casa, el adaptador USB-C y liberar su suscripción de Microsoft 365 para no seguir pagándola meses después.
• Licencias duplicadas o huérfanas. Es habitual pagar veinte licencias de correo u ofimática en una oficina donde trabajan quince personas porque quedaron activas las cuentas de tres exempleados, una becaria del año pasado y un buzón antiguo que ya nadie consulta.
• Cumplimiento de RGPD y pólizas de seguro. Tanto la documentación de protección de datos como los seguros multirriesgo o de ciberriesgo piden una relación de los equipos que tratan datos de clientes o historias clínicas, si tienen el disco cifrado (BitLocker o FileVault) y los números de serie asegurados en caso de robo o siniestro eléctrico.

Qué apuntar de cada equipo

Un error frecuente al empezar el inventario es abrir una hoja con treinta columnas técnicas (velocidad del procesador en gigahercios, marca de la tarjeta de red, resolución exacta de la pantalla) que aburren al tercer ordenador y hacen que dejes el documento a medias. Para dirigir una oficina solo necesitas los datos que responden a una decisión de compra, de soporte o de asignación.

Cuando reúnes estos once campos en una sola ficha, cualquier consulta administrativa o técnica se resuelve en segundos. Así se ve una ficha real de un puesto de recepción con su etiqueta física y el estado de su garantía:

Ficha de activo · Inventario de oficina En uso

PC-RECEP-02

Dell OptiPlex 7010 SFF · Sobremesa · Windows 11 Pro

INVENTARIAMOS

INV-0014 · PC-RECEP-02

Número de serie

4XK9M2J

Usuario asignado

Recepción (Laura G.)

Ubicación

Planta calle · Mostrador 2

Fecha de compra

14/03/2024 · Factura F24-089

Licencias vinculadas

M365 Estándar · CitaClínica

Garantía hasta 03/2027

Activa · 17 meses restantes

Cómo hacerlo paso a paso en una oficina de 10 a 30 puestos

En una empresa de entre diez y treinta personas no hace falta parar la oficina ni dedicarle una semana entera. Si lo divides en cuatro pasos cortos, en un par de horas tienes la foto completa de todos los puestos.

1. Define un criterio de nombres y prepara etiquetas físicas

Antes de apuntar el primer ordenador, decide cómo vas a llamar a cada equipo. Si en tu oficina los ordenadores se llaman DESKTOP-8F3K9A o PC-DE-JUAN (cuando Juan se jubiló en 2022), nadie sabrá de qué máquina hablas cuando falle algo. Usa un código corto por tipo y zona o número correlativo: por ejemplo, PC-FISCAL-01, PC-LABORAL-02, PORT-GERENCIA-01 o simplemente INV-01 a INV-25.

Imprime etiquetas adhesivas resistentes (mejor de poliéster o vinilo que de papel normal, para que no se borren al limpiar) con ese código y pégalas en un lugar visible del chasis en los sobremesas y en la base o junto al reposamuñecas en los portátiles. A partir de ese momento, cuando alguien tenga un problema dirá «me falla el PC-LABORAL-02» y no habrá dudas.

2. Haz el recorrido físico mesa por mesa (y abre el armario)

Recorre la oficina con una tabla abierta en un portátil o una tableta. No empieces pidiendo por correo a cada empleado que rellene sus datos: la mitad no contestará y cada uno escribirá el modelo a su manera. Pasa puesto por puesto en un hueco tranquilo, pega la etiqueta del ordenador y anota también qué monitores tiene conectados, si hay una impresora local o un escáner documental en esa mesa y dónde está el router, el switch, el servidor o el NAS.

Acuérdate de abrir el armario o cajón donde guardáis el material sobrante. En casi todas las oficinas aparecen dos o tres portátiles antiguos sin etiquetar: anótalos con estado «En almacén» o «Para retirar» para saber si sirven como equipo de sustitución temporal o si conviene borrarles el disco duro y llevarlos a reciclar.

3. Saca el número de serie y el modelo sin darle la vuelta a la torre

Desenchufar un ordenador encajado bajo el mostrador o agacharse con la linterna del móvil para leer una letra de dos milímetros en una pegatina gris es lento y propenso a confundir una O con un 0 o una B con un 8. Tanto Windows como macOS te dan el número de serie exacto directamente en pantalla para copiar y pegar.

En Windows 10 y Windows 11, abre el menú Inicio, escribe PowerShell o cmd y ejecuta cualquiera de estos dos comandos:

Get-CimInstance Win32_BIOS | Select-Object SerialNumber, Manufacturer

wmic bios get serialnumber

Si además quieres ver de golpe la marca, el modelo exacto y la memoria RAM instalada sin abrir la configuración del sistema, en PowerShell puedes lanzar Get-CimInstance Win32_ComputerSystem. En Mac es todavía más directo: pulsa el icono de la manzana  en la esquina superior izquierda, entra en «Acerca de este Mac» y verás el modelo, el chip, la memoria, el número de serie (que puedes seleccionar y copiar) y la versión de macOS.

4. Cruza la lista con las facturas y el panel de licencias

Con la lista física terminada, dedica media hora en tu mesa a completar la parte administrativa. Pide a contabilidad las últimas facturas de compra de hardware para rellenar la fecha de compra y el proveedor de los equipos más recientes; en marcas profesionales como Dell, HP o Lenovo basta con introducir el número de serie en su web de soporte para ver la fecha exacta en que vence la garantía.

Por último, entra en el panel de administración de Microsoft 365 (o Google Workspace) y en las facturas de vuestro software de gestión. Revisa una por una las cuentas con licencia de pago activa y comprueba que cada una corresponde a una persona en activo y a un equipo de la tabla.

Cada cuánto revisarlo para que no caduque

Un inventario no se mantiene haciendo una auditoría general de cero cada dos años, sino tocándolo en los cuatro momentos en que cambia algo en la oficina: cuando compras un equipo nuevo, cuando entra o sale una persona de la plantilla, cuando un ordenador se envía a reparar o se sustituye por otro del armario, y cuando renuevas las licencias anuales.

Si conviertes en costumbre que ningún portátil se entregue a un empleado sin apuntar antes su nombre en la fila correspondiente, igual que se da de alta en la Seguridad Social o se le entregan las llaves de la oficina, el listado se mantiene vivo casi solo. Aun así, reserva quince minutos cada seis meses (por ejemplo, en febrero antes de la campaña fuerte y en septiembre a la vuelta del verano) para repasar qué garantías vencen en el semestre siguiente y qué equipos han cumplido ya cinco años.

Cuándo se queda corto el Excel

Para una oficina de cinco u ocho puestos donde casi no hay rotación y una sola persona toca el archivo, una hoja de cálculo bien ordenada en una carpeta compartida cumple su función. Sin embargo, a medida que el equipo se acerca a los quince o veinte puestos o tenéis más movimiento, el Excel empieza a fallar por tres motivos muy concretos:

• Varios editores y versiones paralelas. Alguien descarga el archivo para añadir dos monitores, lo guarda en su escritorio como Inventario_2026_bueno.xlsx y, tres semanas después, nadie sabe si la versión buena es la de SharePoint, la de la carpeta de administración o la que se mandó por correo a la correduría de seguros.
• No guarda histórico de cambios ni de averías. Cuando sobrescribes la celda «Usuario asignado» porque el portátil de Ana pasa a Carlos, pierdes quién lo tuvo antes, cuándo se le cambió la batería, cuántas veces ha dado guerra con la wifi o qué incidencias ha tenido ese equipo en el último año.
• Nadie actualiza los datos técnicos tras el primer día. Un ordenador se actualiza de Windows 10 a Windows 11, se le amplía la memoria RAM, se llena el disco duro al 95 % o se desactiva el antivirus sin querer. La hoja de cálculo sigue mostrando lo que apuntaste hace catorce meses hasta que alguien se sienta delante del equipo a mirarlo otra vez.

Qué piden la ISO 27001 y el ENS sobre el inventario de equipos

Si tu empresa trabaja con clientes grandes, aseguradoras o administraciones públicas, el inventario deja de ser solo una ayuda interna y pasa a ser el primer requisito de cualquier auditoría. En la norma ISO/IEC 27001:2022, el Anexo A exige mantener un registro actualizado mediante el control 5.9 inventario de información y otros activos asociados, donde cada equipo y licencia tenga un responsable asignado. Este control se complementa con el 5.11 devolución de activos (para recuperar portátiles, teléfonos o llaves al terminar un contrato), el 8.1 dispositivos finales de usuario (para verificar que los puestos de trabajo cumplen las medidas de protección como el cifrado de disco), el 7.14 eliminación o reutilización segura de equipos antes de retirar o reasignar un ordenador y el 5.32 derechos de propiedad intelectual (licencias) para demostrar que todo el software instalado cuenta con licencia en vigor.

En el ámbito público o en empresas privadas que prestan servicios a la Administración, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS, Real Decreto 311/2022) exige en su medida op.exp.1 inventario de activos identificar todos los elementos del sistema, su ubicación y la persona responsable en cualquiera de sus categorías (BÁSICA, MEDIA o ALTA). Además, obliga a controlar los equipos que salen de la oficina mediante mp.eq.3 protección de dispositivos portátiles y a garantizar el vaciado seguro de discos antes de dar de baja un aparato con mp.si.5 borrado y destrucción. Todo ello enlaza directamente con el RGPD (art. 32 seguridad del tratamiento) y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), ya que para proteger los datos personales de clientes o pacientes primero necesitas saber en qué ordenadores y soportes se almacenan.

Cuando llega una auditoría externa (emitida por una entidad acreditada por ENAC en España, o en los procesos de autoevaluación posibles en ENS de categoría BÁSICA), un Excel sin fechas de revisión ni histórico suele motivar una no conformidad. En Inventariamos no somos entidad certificadora ni realizamos auditorías oficiales: ayudamos a preparar y mantener las evidencias técnicas de inventario, licencias e incidencias según el alcance acordado para que tengas la documentación lista cuando te la pidan.

Fuentes oficiales

• ISO/IEC 27001
• Real Decreto 311/2022, Esquema Nacional de Seguridad
• INCIBE, ciberseguridad para empresas

Cómo lo hacemos en Inventariamos

Para que nadie de la oficina tenga que ir mesa por mesa copiando números de serie ni acordarse de actualizar una hoja de cálculo, en Inventariamos instalamos un pequeño agente en los ordenadores que envía solo los datos al panel web (modelo, número de serie, sistema operativo, memoria, estado del disco, usuario que inicia sesión y programas instalados) y los mantiene al día sobre un panel que gestionamos nosotros, donde también etiquetamos tus equipos, vigilamos cuándo caducan garantías y licencias y registramos las incidencias de cada puesto. Puedes probar cómo funciona en la página de la app de inventario de equipos o escribirnos desde Contacto si quieres que pongamos en orden el inventario de tu empresa.