Cada cuánto renovar los ordenadores de la empresa

Vida útil razonable según el tipo de equipo

En casi todas las gestorías, despachos profesionales, clínicas o inmobiliarias conviven dos extremos que salen caros: cambiar ordenadores por capricho cuando aún rinden bien o estirar un equipo de ocho años hasta que se apaga un martes en plena presentación de impuestos. Cuando un ordenador falla de improviso sin reemplazo previsto, el coste real rara vez es la factura del equipo nuevo, sino el día y medio que el trabajador pasa parado mientras se compra lo que haya en stock, se instala el software contable, se configura el certificado digital y se recupera su correo.

No todos los aparatos de una oficina envejecen al mismo ritmo. Un sobremesa fijo colocado bajo el mostrador de recepción sufre mucho menos desgaste físico y térmico que el portátil que viaja a diario en mochila entre la oficina, el domicilio del empleado y las visitas a clientes. Tener una referencia clara por categoría te permite presupuestar con antelación qué máquinas entran en su último año de servicio.

En la práctica, esta diferencia implica que un portátil comercial como PORT-COMERCIAL-02 comprado al mismo tiempo que el sobremesa PC-ADMIN-04 pedirá relevo al menos un año y medio antes. Si intentas aplicar una cifra única a todo el parque informático, acabarás cambiando sobremesas que siguen ágiles o obligando a quien teletrabaja a vivir pegado al enchufe porque su batería dura veinte minutos.

Señales claras de que toca jubilar un ordenador

Más allá de la fecha de la factura, hay cinco síntomas objetivos que indican que seguir invirtiendo tiempo de soporte o piezas sueltas en un equipo deja de compensar:

• Sistema operativo sin soporte de seguridad ni paso oficial al siguiente. Es el caso de los ordenadores con procesadores Intel anteriores a la octava generación o AMD Ryzen de primera generación que no admiten Windows 11 de forma oficial, o de los Mac que ya no reciben parches de seguridad de Apple. Mantener un equipo sin actualizaciones de seguridad en una red donde se manejan nóminas, escrituras o historias clínicas compromete el cumplimiento de RGPD, ENS o ISO 27001.
• Disco duro mecánico (HDD) o almacenamiento al límite. Si en la oficina queda algún ordenador que tarda cuatro minutos en abrir el escritorio por la mañana, casi seguro lleva un disco mecánico tradicional o solo 4 u 8 GB de RAM. En un equipo de tres años merece la pena poner un SSD NVMe y ampliar memoria; en uno que ya ha cumplido seis años, es preferible destinar ese dinero al reemplazo.
• Garantía del fabricante vencida en puestos críticos. Mientras un ordenador tiene garantía profesional activa (como ProSupport en Dell, Care Pack en HP o Premier Support en Lenovo), una placa base rota se resuelve al día siguiente sin factura adicional. Cuando vence esa cobertura en el puesto que emite facturas o atiende el mostrador, cualquier avería física exige comprar un equipo de urgencia.
• Averías repetidas y microcortes semanales. Cuando el mismo usuario abre tres incidencias en dos meses porque el equipo da pantallazos azules al despertar de la suspensión, pierde la conexión wifi o hace ruido de ventilador constante, el tiempo perdido por esa persona y por quien le atiende supera rápido el valor residual del aparato.
• Batería por debajo de la mitad de su capacidad original. En portátiles de más de tres años que han estado conectados permanentemente al cargador o han sufrido veranos calurosos, la batería pierde carga o llega a hincharse (se nota porque el panel táctil cuesta pulsarlo o la carcasa inferior no apoya plana en la mesa). Si la batería se abomba, hay que retirar el portátil de inmediato por seguridad.

Para comprobar la antigüedad de la placa, el tipo de disco y la salud de la batería sin instalar programas externos ni abrir la carcasa, puedes ejecutar estas dos consultas desde Windows PowerShell en cualquier puesto:

Get-PhysicalDisk | Select-Object FriendlyName, MediaType, HealthStatus; (Get-CimInstance Win32_BIOS).ReleaseDate

powercfg /batteryreport /output "$env:USERPROFILE\Desktop\bateria.html"

El segundo comando deja en el Escritorio un archivo llamado bateria.html que puedes abrir con doble clic en el navegador: compara las filas Design Capacity (capacidad de fábrica) y Full Charge Capacity (carga real que retiene hoy). En macOS puedes ver el recuento de ciclos y el estado («Normal» o «Se recomienda servicio») manteniendo pulsada la tecla Opción (⌥) mientras haces clic en el menú de la manzana  y entrando en «Información del sistema › Alimentación».

Amortización contable orientativa frente a vida útil real

Cuando hablas con la asesoría o con el departamento contable, verás que los ordenadores suelen amortizarse fiscalmente a un ritmo del 25 % anual, lo que equivale a cuatro años (con un periodo máximo habitual de hasta ocho años según las tablas oficiales para equipos de procesos de información). Que un ordenador esté contablemente amortizado al cumplir su cuarto año significa que en el balance ya vale cero euros, pero no obliga a tirarlo al día siguiente ni garantiza que vaya a durar ocho años sin dar problemas.

Lo más práctico para gerencia es alinear la planificación financiera con el ciclo técnico real. Si amortizas los equipos en cuatro años, sabes que durante los tres primeros años el ordenador está cubierto por la garantía del fabricante y rinde a pleno nivel; el cuarto año funciona como margen de ahorro en el que el equipo ya está amortizado y sigue trabajando sin coste adicional; y entre el cuarto y el quinto año programas su sustitución antes de que empiece a fallar.

Mirar solo si el ordenador «todavía enciende» engaña bastante. Si un técnico de laboral o un abogado pierde diez minutos cada mañana esperando a que arranquen los programas, a que firme un PDF pesado o a que responda la hoja de cálculo, al cabo de un año se han esfumado más de treinta horas de trabajo facturable en ese único puesto. Ese freno diario cuesta bastante más que la cuota anual de renovar el equipo a su debido tiempo.

Cómo renovar por tandas para no descapitalizar la oficina

El problema más habitual en empresas de entre diez y treinta puestos ocurre cuando toda la oficina se equipó de golpe al abrir el local o al mudarse de sede. Cinco años después, los veinte ordenadores envejecen a la vez y la dirección se encuentra de repente ante un presupuesto de renovación completo que descuadra la tesorería del trimestre.

La forma de romper ese ciclo es pasar a una renovación por tandas anuales de entre una cuarta y una quinta parte del parque. Si tienes veinte puestos de trabajo, en lugar de comprar veinte ordenadores cada cinco años, renuevas cuatro o cinco equipos cada año en una fecha fija (por ejemplo, en octubre o en febrero, fuera de los cierres trimestrales más tensos). Así conviertes un gasto extraordinario imprevisible en una partida anual estable y fácil de asumir.

Al comprar cada tanda anual, sigue tres reglas sencillas que ahorran muchos quebraderos de cabeza después:

• Elige gama profesional y no de consumo doméstico. Series como Dell OptiPlex o Latitude, HP ProDesk o EliteBook y Lenovo ThinkCentre o ThinkPad tienen placas y chasis pensados para estar encendidos diez horas diarias, repuestos disponibles durante años y sistemas de actualización automática de BIOS y controladores. Los portátiles de oferta de gran superficie suelen llevar bisagras endebles y Windows Home (que no incluye cifrado BitLocker ni unión a dominio o Azure AD/Entra ID).
• Unifica cargadores y conectores en la oficina. Comprar siempre equipos con carga por USB-C estándar y monitores con el mismo cableado permite que cualquier empleado pueda sentarse en otra mesa o pedir prestado un cargador sin acumular diez transformadores distintos en un cajón.
• Pide de serie 16 GB de RAM y Windows 11 Pro. Hoy en día, entre el navegador con quince pestañas de sedes electrónicas, Microsoft Teams, el visor de PDF, el antivirus y el programa de gestión, 8 GB de memoria van justos desde el primer año. Comprar directamente con 16 GB y 512 GB de SSD NVMe evita tener que abrir el equipo a mitad de su vida útil.

Reutilizar equipos en puestos menos exigentes

Renovar un ordenador no significa necesariamente llevarlo al punto limpio el mismo día que llega la caja nueva. En muchas oficinas funciona muy bien la rotación en cascada: los equipos nuevos se asignan a los puestos de mayor carga (quienes trabajan con bases de datos pesadas, grandes libros de Excel, diseño, diagnóstico por imagen o dos monitores llenos de ventanas), y el ordenador que queda libre, si tiene entre tres y cuatro años y funciona bien, pasa a cubrir una tarea más ligera durante un par de años más.

Ejemplos habituales donde un sobremesa o portátil de cuatro años (con SSD y al menos 8 o 16 GB de RAM) cumple perfectamente una segunda etapa:

• Sala de reuniones o aula de formación. Un equipo conectado a la pantalla grande o al proyector que solo se usa para videollamadas, presentaciones y abrir documentos compartidos.
• Puesto de consulta rápida, recepción secundaria o fichaje. Mesas donde se gestiona una agenda web, el control horario, el escáner documental de entrada o la impresión de etiquetas.
• Equipo de reserva en el armario («muleto»). Guardar en el armario un portátil limpio, actualizado con los parches del mes y con los programas básicos instalados te salva la mañana cuando a alguien se le cae el café encima del teclado o se rompe una pantalla en teletrabajo. En diez minutos el empleado inicia sesión con su cuenta de Microsoft 365 y sigue trabajando mientras se repara el suyo.

Para que ese cambio de manos no sea un foco de desorden ni un problema de confidencialidad, nunca entregues el ordenador tal cual estaba con la sesión del compañero anterior abierta. Lo correcto es crear un usuario limpio o restablecer el sistema desde Configuración › Sistema › Recuperación › Restablecer este PC, actualizar la asignación en tu inventario de equipos informáticos y, cuando el ordenador llegue definitivamente al final de su vida y vaya a salir de la empresa o reciclarse, aplicar un borrado seguro de discos conforme al RGPD y retirar las licencias de software vinculadas a esa máquina.

Qué piden la ISO 27001 y el ENS al renovar o retirar equipos

Mantener ordenadores fuera de soporte o reasignarlos de una mesa a otra sin limpiar el disco deja rastro directo en cualquier revisión de seguridad. En ISO/IEC 27001:2022, el Anexo A exige mantener al día el 5.9 inventario de información y otros activos asociados con su propietario y ciclo de vida, proteger los puestos mediante el control 8.1 dispositivos finales de usuario y vigilar que ningún sistema operativo o firmware quede expuesto sin parches dentro del 8.8 gestión de vulnerabilidades técnicas. Además, cada vez que un ordenador cambia de empleado, pasa al armario de reserva o sale hacia un gestor de residuos, aplica el control 7.14 eliminación o reutilización segura de equipos, que obliga a verificar que no queden datos corporativos, credenciales ni software con licencia activa antes de darle otro destino.

En el ENS (Real Decreto 311/2022, BOE-A-2022-7191), exigible al sector público y a las empresas privadas que le prestan servicios o soluciones (con autoevaluación posible en categoría BÁSICA y certificación de conformidad obligatoria en MEDIA y ALTA), el ciclo de renovación conecta cuatro medidas directas: op.exp.1 inventario de activos para identificar cada equipo y su responsable, op.exp.4 mantenimiento y actualizaciones de seguridad para retirar o sustituir el hardware cuando el fabricante deja de publicar parches, mp.eq.3 protección de dispositivos portátiles para vigilar el cifrado y el estado físico de los equipos que salen de la oficina, y mp.si.5 borrado y destrucción al dar de baja cualquier soporte de almacenamiento. Todo ello respalda el art. 32 seguridad del tratamiento del RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) frente a fugas de datos personales en discos antiguos o equipos averiados.

Cuando llega una auditoría externa, el auditor no se conforma con saber que compras ordenadores cada cuatro años: pide ver el listado de activos vigente, comprobar por muestreo que en la red no siguen encendidas máquinas con sistemas sin soporte y revisar las actas de baja o reasignación del último ejercicio. La certificación la emite siempre una entidad acreditada (ENAC en España); en Inventariamos no certificamos ni auditamos, sino que ayudamos a preparar y mantener las evidencias técnicas (inventario, copias, accesos, incidencias) según el alcance acordado.

Fuentes oficiales

• INCIBE, ciberseguridad para empresas
• ISO/IEC 27001

Cómo lo hacemos en Inventariamos

En el panel de Inventariamos cruzamos automáticamente la fecha de compra, el vencimiento de garantía de cada fabricante y los datos reales de hardware que recoge nuestro agente (modelo exacto, generación de procesador, gigas de RAM, salud del disco SSD y ciclos de batería) con el historial de averías de cada puesto, de modo que una vez al año te proponemos qué tres o cuatro equipos conviene renovar en tu oficina y cuáles pueden pasar a reserva sin sorpresas de presupuesto. Puedes ver cómo llevamos este control en la app de inventario de equipos, consultar cómo suministramos y dejamos listos los equipos nuevos en Sistemas y redes o escribirnos desde Contacto para revisar el parque de tu empresa.