Qué plan de Microsoft 365 elegir para una pyme

Qué cambia entre Business Basic, Standard y Premium

Cuando abres el catálogo comercial de Microsoft te encuentras docenas de siglas pensadas para multinacionales (E3, E5, F3, complementos de telefonía o cumplimiento), pero para una empresa de entre 5 y 40 puestos toda la decisión se reduce a la gama Microsoft 365 Business (llamada en español Empresa Básico, Empresa Estándar y Empresa Premium). Esta familia admite hasta 300 usuarios y cubre el correo con dominio propio, el almacenamiento en la nube y las aplicaciones de Office.

El error habitual al contratar es comprar la misma licencia para toda la plantilla por inercia: o bien elegir Business Basic para todos y descubrir el lunes que el departamento contable no puede instalar Excel en su ordenador, o bien pagar Business Premium en recepción para un equipo fijo que solo abre el navegador y la agenda de citas. Antes de asignar licencias conviene mirar qué incluye cada escalón:

Existe una cuarta opción llamada Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios que incluye únicamente los programas instalables de escritorio y OneDrive, sin buzón de correo Exchange ni SharePoint. Solo tiene sentido cuando la oficina mantiene el correo en otro proveedor externo y aún no ha migrado los buzones, aunque a medio plazo suele complicar el inicio de sesión único y la agenda compartida.

Como Microsoft revisa sus tarifas oficiales y las condiciones según el tipo de compromiso, no incluimos importes fijos en esta guía para que no queden desactualizados; puedes consultar la tabla vigente en la web oficial de Microsoft o pedirnos el desglose para tu caso en nuestra página de Microsoft 365 y licencias.

Cuándo basta con Business Basic y cuándo necesitas Standard

La frontera entre Basic y Standard está en una sola pregunta: ¿esa persona necesita tener Word, Excel, PowerPoint y Outlook instalados en el disco duro de su ordenador, o le basta con abrirlos dentro de Chrome o Edge?

En muchos puestos de oficina, Business Basic cubre el trabajo completo sin echar nada en falta. Te da el mismo buzón de correo profesional de 50 GB con tu dominio, el mismo terabyte en OneDrive, acceso a las carpetas de empresa en SharePoint y Microsoft Teams completo. Es la licencia adecuada para:

• Mostradores de recepción o atención al paciente. En una clínica dental o un centro médico, el equipo PC-RECEP-02 pasa el día con el software de gestión clínica abierto en el navegador, responde correos sencillos desde Outlook en la web y consulta cuadrantes en una hoja compartida.
• Profesores, formadores o personal a tiempo parcial. En una academia o centro de formación donde el docente solo necesita una cuenta corporativa para comunicarse con alumnos, subir material a SharePoint y dar alguna clase por Teams.
• Comerciales o técnicos de calle. Perfiles que trabajan casi siempre desde el móvil o una tableta, consultan catálogos en PDF y meten pedidos en un CRM web sin redactar informes largos ni cruzar hojas de cálculo.

En cambio, en cuanto entras en el trabajo diario de una gestoría, un despacho de abogados, una correduría o el departamento de administración de cualquier pyme, la versión web de Office se queda corta enseguida y necesitas Business Standard:

• Programas contables y fiscales que enlazan con Office local. Aplicaciones habituales en asesorías (como A3, Sage, Monitor o programas de gestión de despachos) exportan listados llamando directamente al ejecutable de Excel o Word instalado en Windows. Si el ordenador PC-FISCAL-01 solo tiene versión web, el botón «Exportar a Excel» del programa contable dará error.
• Hojas de cálculo con macros, tablas dinámicas pesadas o vínculos entre libros. Excel en el navegador funciona muy bien para listas sencillas, pero no ejecuta macros en VBA ni mueve con soltura libros de varios megabytes con fórmulas vinculadas a otras carpetas.
• Uso intensivo de Outlook de escritorio o certificados digitales. Quien gestiona varias bandejas a la vez, arrastra adjuntos directamente al expediente del cliente en el explorador de archivos o firma documentos PDF desde Adobe Acrobat y los envía por correo con un clic trabaja mucho más cómodo con las aplicaciones de escritorio.

Cada licencia de Business Standard (y de Premium) permite al usuario asignado instalar las aplicaciones de Office hasta en cinco ordenadores o Macs simultáneamente, junto con cinco tabletas y cinco móviles. Esto está pensado para que la misma persona pueda trabajar en su sobremesa de la oficina (PC-CONTA-03) y en su portátil de teletrabajo (PORT-CONTA-03) con su propia cuenta. Lo que no permite la licencia, ni técnica ni legalmente en una revisión, es comprar una sola cuenta oficina@tuempresa.es e iniciar sesión con ella en los ordenadores de cinco empleados distintos: todos verían los archivos recientes de los demás en el menú de inicio de Word y perderías la trazabilidad de quién edita cada documento.

Qué aporta Business Premium en seguridad y control de portátiles

Visto desde fuera, Business Premium parece igual que Standard porque el empleado ve exactamente los mismos iconos de Word, Excel y Outlook en su pantalla. La diferencia real está por debajo, en las herramientas de administración y seguridad que incluye sin tener que contratar antivirus ni sistemas de gestión de terceros: Microsoft Intune, Microsoft Defender for Business y Entra ID Plan 1.

Si en tu empresa hay portátiles que salen de la oficina (PORT-GERENCIA-01, PORT-AUDITORIA-04), gente que teletrabaja desde casa o manejáis documentación sensible de clientes, historias clínicas o expedientes judiciales, Premium resuelve cuatro problemas que Standard deja abiertos:

• Borrado remoto y cifrado obligatorio con Intune. Cuando vinculas un portátil con Windows 11 Pro o un Mac a Intune, el sistema obliga automáticamente a que el disco esté cifrado con BitLocker o FileVault y guarda el código de recuperación en el panel de la empresa. Si un socio olvida el portátil en un tren o un empleado causa baja y tarda en devolver el equipo, desde el centro de administración de Intune (intune.microsoft.com, apartado Dispositivos › Todos los dispositivos) puedes lanzar la acción Retirar (que borra solo los datos de empresa dejando sus fotos personales) o Borrar (que deja el ordenador de fábrica en cuanto se conecte a internet).
• Despliegue de equipos nuevos sin tocarlos uno a uno. Gracias a Windows Autopilot e Intune, cuando compras un portátil nuevo y el trabajador inicia sesión por primera vez con su correo de empresa, el equipo instala solo las aplicaciones de Office, configura OneDrive con copia automática de las carpetas Escritorio y Documentos y aplica las normas de seguridad de la oficina.
• Acceso condicional (Entra ID Plan 1). Con Basic o Standard, cualquiera que tenga su usuario, su contraseña y el código del móvil puede entrar al correo y descargar todo SharePoint desde el ordenador de un hotel o desde un PC doméstico lleno de virus. Con Premium puedes crear una regla sencilla: «permitir el correo en el móvil, pero solo dejar sincronizar carpetas de SharePoint en ordenadores que estén registrados en el inventario de la empresa y tengan el disco cifrado».
• Antivirus empresarial gestionado (Defender for Business) y antiphishing. Sustituye a las licencias sueltas de antivirus tradicionales que caducan cada una en un mes distinto. Detecta intentos de ransomware, bloquea enlaces maliciosos en los correos antes de que el usuario haga clic y avisa en un único panel si un equipo como PC-LABORAL-02 lleva días sin actualizar sus parches de seguridad.

Para empresas que necesitan acreditar medidas técnicas ante una auditoría de ISO 27001, del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) o justificar el cumplimiento del RGPD (puedes ver más detalles en nuestra guía sobre inventario de activos para ISO 27001 y ENS y en la de portátiles de empresa en teletrabajo), Business Premium suele salir más a cuenta que sumar por separado licencias de Office, un antivirus corporativo y una herramienta de gestión de dispositivos.

Cómo combinar planes en la misma empresa sin pagar de más

Una de las ventajas menos aprovechadas de Microsoft 365 es que no estás obligado a contratar el mismo plan para todos los usuarios de tu organización. Dentro del mismo panel de administración puedes tener licencias de Business Basic, Business Standard y Business Premium conviviendo sin ninguna limitación: todos comparten la misma libreta de direcciones, las mismas bibliotecas de SharePoint y los mismos canales de Teams.

La forma más sensata de dimensionar la factura en una oficina de 15 o 25 personas es asignar el plan según el puesto y el tipo de ordenador que utiliza cada trabajador, como en este reparto real de una asesoría de 17 personas:

Si el ordenador de recepción y los ocho sobremesas fijos de contabilidad están ya detrás del cortafuegos de la oficina, con cuentas sin permisos de administrador y el disco cifrado desde el día en que se instalaron, mantener esos puestos en Basic y Standard mientras reservas Premium para los cinco portátiles que viajan a juzgados, clientes o domicilios equilibra seguridad y presupuesto.

Buzones compartidos sin licencia para info@, administración o facturas

Cuando revisamos por primera vez la facturación de Microsoft 365 en una empresa, casi siempre aparecen entre tres y seis licencias de pago asignadas a direcciones que no son personas: info@, administracion@, facturas@, recepcion@, citas@ o el buzón de un empleado que se marchó hace dos años pero cuyo correo se conserva «por si escribe algún cliente antiguo».

En Microsoft 365 no hace falta pagar ninguna licencia por esos buzones si no superan los 50 GB de espacio. Para eso existen los buzones compartidos (Shared Mailboxes), que son gratuitos y tienen dos ventajas añadidas de seguridad:

1. Nadie comparte contraseñas. Un buzón compartido no tiene contraseña propia para iniciar sesión directamente. En su lugar, autorizas a los usuarios reales (por ejemplo, laura@ y carlos@) para que puedan leer y enviar en nombre de facturas@. Si Laura deja la empresa, le quitas su cuenta personal y el resto del equipo sigue entrando a facturas@ sin cambiar ninguna contraseña en cinco ordenadores.
2. Se abre solo en Outlook. Una vez concedido el permiso en el panel, la bandeja de facturas@ aparece automáticamente debajo del correo personal en el Outlook de PC-ADMIN-01 y PC-RECEP-02.

Si hoy estás pagando una licencia por un buzón de departamento o por la cuenta de un exempleado, puedes convertirlo y ahorrar esa plaza en cinco minutos desde el Centro de administración de Microsoft 365 (admin.microsoft.com):

1. Entra en Usuarios › Usuarios activos y pulsa sobre la cuenta que quieras conservar sin coste (por ejemplo, facturas@tuempresa.es o el usuario de una baja reciente).
2. En el panel lateral que se abre, ve a la pestaña Correo y selecciona Convertir en buzón compartido.
3. Cuando termine el proceso, entra en Equipos y grupos › Buzones compartidos, selecciona ese buzón y añade en Miembros (permisos «Leer y administrar» y «Enviar como») a las personas de la oficina que deban consultarlo.
4. Por último, vuelve a Usuarios › Usuarios activos, entra en la pestaña Licencias y aplicaciones de esa cuenta, desmarca la casilla de su licencia de Microsoft 365 y guarda los cambios. No quites nunca la licencia antes de convertirlo en compartido o el buzón se eliminará pasados 30 días.

Si administras el entorno con PowerShell y quieres sacar en diez segundos la lista completa de buzones de la empresa para ver cuáles consumen licencia de usuario (UserMailbox) y cuáles están ya como compartidos (SharedMailbox), puedes conectarte al módulo de Exchange Online y ejecutar:

Get-EXOMailbox -RecipientTypeDetails UserMailbox,SharedMailbox | Select-Object DisplayName, PrimarySmtpAddress, RecipientTypeDetails

Compromiso anual frente a mensual y revisión de licencias

Junto a la elección entre Basic, Standard y Premium, Microsoft obliga a decidir en cada suscripción la duración del compromiso (el modelo llamado NCE):

• Compromiso anual (con pago anual o pago mes a mes). Tiene un coste por usuario más bajo y te permite añadir licencias nuevas en cualquier momento, pero no te deja reducir el número de plazas contratadas hasta la semana en que cumple el año de renovación.
• Compromiso mensual sin permanencia. Sale un poco más caro cada mes, pero permite bajar o cancelar licencias de un mes para otro sin esperar al aniversario del contrato.

En una oficina con plantilla estable pero picos estacionales (como una gestoría que incorpora tres refuerzos de abril a junio para la campaña de la Renta, o una academia que amplía profesores de octubre a mayo), lo práctico es combinar ambas modalidades: contrata en modalidad anual la base fija de puestos que sabes que no va a bajar (por ejemplo, 14 licencias) y abre una segunda suscripción en modalidad mensual para las 3 o 4 plazas de refuerzo que darás de baja el 30 de junio. Tienes más pautas para evitar suscripciones olvidadas en nuestras guías sobre control de licencias de software y altas y bajas de empleados y equipos.

Qué piden la ISO 27001 y el ENS sobre las licencias y el acceso en Microsoft 365

En una auditoría de ISO/IEC 27001:2022, el reparto de planes de Microsoft 365 toca de lleno varios controles del Anexo A. Por un lado, el control 5.32 derechos de propiedad intelectual (licencias) exige demostrar que cada instalación de Word, Excel u Outlook está respaldada por una suscripción nominal y que no se comparte una misma cuenta genérica entre cinco puestos distintos. Por otro, los controles 5.15 control de acceso y 5.18 derechos de acceso obligan a que cada trabajador entre con su propio usuario, que el correo de departamento funcione mediante buzones compartidos con permisos delegados y que las cuentas de bajas se revoquen sin demora. Además, cuando hay personal fuera de la oficina, pasar esos puestos a Business Premium permite cubrir con herramientas nativas los controles 8.1 dispositivos finales de usuario, 6.7 trabajo en remoto y 8.5 autenticación segura mediante el cifrado de disco en Intune y las reglas de acceso condicional de Entra ID Plan 1.

Si tu empresa trabaja con la Administración o le presta servicios y debe cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (ENS, Real Decreto 311/2022) en categoría BÁSICA, MEDIA o ALTA, el auditor revisará medidas equivalentes dentro de tu panel de Microsoft 365: op.exp.1 inventario de activos para cruzar usuarios activos con licencias contratadas, op.acc.4 proceso de gestión de derechos de acceso y op.acc.6 mecanismo de autenticación (usuarios de la organización) para verificar que nadie comparte contraseñas en direcciones como facturas@ o info@, y mp.eq.3 protección de dispositivos portátiles junto con op.exp.6 protección frente a código dañino en los equipos móviles gestionados con Intune y Defender for Business. Todo ello respalda también el artículo 32 del RGPD (seguridad del tratamiento) y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) al impedir el acceso no autorizado a expedientes y datos personales alojados en Exchange, OneDrive o SharePoint.

En una revisión documental o presencial no basta con decir que tienes contratado Microsoft 365: la entidad certificadora acreditada por ENAC te pedirá pruebas exportadas del panel de administración que demuestren quién tiene acceso a qué y cómo se protegen los equipos.

Fuentes oficiales

• Microsoft 365 para empresas (documentación oficial)
• INCIBE, ciberseguridad para empresas

Cómo lo hacemos en Inventariamos

En Inventariamos revisamos tu panel de Microsoft 365 junto con el inventario real de ordenadores y puestos de la oficina: convertimos los buzones genéricos en compartidos para que dejes de pagarlos, ajustamos qué trabajadores necesitan Basic, Standard o Premium según usen sobremesa fijo o portátil, configuramos Intune y las copias de seguridad y vinculamos cada licencia a su equipo y usuario dentro de la app Inventariamos para que ninguna baja se quede cobrando mes tras mes. Aunque no somos una entidad certificadora ni realizamos auditorías oficiales (la certificación la emite siempre una entidad acreditada por ENAC), te ayudamos a preparar y mantener al día las evidencias técnicas de licencias, accesos y dispositivos según el alcance acordado. Puedes ver todo lo que incluye nuestro servicio de Microsoft 365 y licencias o escribirnos directamente desde Contacto para que revisemos tu suscripción actual.